Primeiramente, o futuro empresário deve definir sua atividade fim, qual área de atuação da empresa ou entidade e dependendo da atividade já deve ter em mente a localização, terreno ou sala para abertura. No geral, as empresas no ramo comercial, venda de mercadorias e outros, precisam de endereço fixo para abertura de inscrição estadual e cadastro municipal. Antes da abertura do CNPJ, o correto é fazer um estudo do local, com solicitação de uso do solo e número oficial junto à prefeitura da cidade. Este “uso do solo”, é a consulta da viabilidade do estabelecimento, ou seja, se a prefeitura conforme o plano diretor da cidade, vai liberar ou não a atividade no local escolhido. Caso não haja liberação do uso do solo, a sugestão é verificar outra localidade, pois este processo inicial não liberado, irá prolongar ainda mais a abertura da sua empresa.

Geralmente, o empresário terá um custo inicial de abertura, taxas e honorários em torno de R$ 1.200,00 a R$ 2.000,00, dependendo da atividade e taxas municipais, pois estas taxas variam muito de prefeitura para outra prefeitura, não há valores fixos, devido cada município e Estado ter legislações distintas. Mas este custo de abertura diminuem consideravelmente, caso a empresa seja aberta no formato de MEI – Micro Empreendedor Individual, em que o processo é simplificado, totalmente aberto pela internet, menos burocrático, porém há atividades que precisam de liberação da prefeitura e Estado normalmente, para emissão de notas fiscais de receita, por exemplo. No MEI, a empresa somente pode faturar anualmente o valor de R$ 81.000,00, caso ultrapasse este valor, deverá solicitar a saída do MEI, migrando para Simples Nacional, o que eleva os custos tributários da empresa.

Após este trâmite de verificação de viabilidade, uso do solo já liberado, podemos partir para a abertura do CNPJ, que é o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, que será a “identidade”, o “RG” da empresa perante ao mercado. Este CNPJ é liberado pela Receita Federal do Brasil, que é órgão máximo que coordena as empresas em geral, na área fiscal e tributária federal. Atualmente os sistemas são interligados entre si (na maioria dos estados brasileiros), e quando é aberto o processo inicial da empresa, este já envia informações à Prefeitura e à Secretaria do Estado – SEFAZ, que são os outros órgãos que regulam as informações municipais e estaduais.

O prazo para abertura do CNPJ, que libera a empresa para já operar no mercado, abrindo contas bancárias e movimentando financeiramente, gira em torno de 10 (dez) dias ou até menos dependendo da atividade escolhida, como prestação de serviços por exemplo. Mas atividades mais complexas, que precisam de liberação de outros órgãos, como revenda de gás, Hospital com internação e outros, o prazo pode variar em até 02 (dois) meses, pois a empresa somente está apta após a liberação de todos os alvarás, como vigilância sanitária, meio ambiente e outros.

Atualmente há várias modalidades de empresa ou entidade, e não é necessário ter um sócio para ter um CNPJ ativo, temos o formato de UNIPESSOAL, que somente 01 (um) indivíduo pode ser o dono do seu negócio. Este é o modelo mais utilizados para pessoas que trabalham no mercado e desenvolvem sua atividade de maneira individual, como profissionais liberais, comerciantes que trabalham com um determinado produto e outros. A modalidade Limitada (LTDA), é geralmente composto por sócios, pois são atividades desenvolvidas em conjunto e precisam abrir a empresa para regularizar a movimentação financeira entre si, com distribuições de lucros para cada sócio, pagamento de previdência social, apuração de resultados de forma clara e transparente.

A forma de tributação é essencial para o andamento do seu negócio, pois com o auxílio da Policontas Assessoria Contábil, vamos fazer um planejamento tributário para sua empresa, fazendo um comparativo entre os 03 formatos – Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. Na maioria das vezes, o Simples Nacional sai na frente e é a forma de tributação mais em conta existente no Brasil atualmente. Mas nem sempre é o mais vantajoso, pois depende de vários fatores que devem ser levados em consideração, como número de empregados da folha de pagamento, em que a apuração do imposto SIMPLES – DAS, depende do valor de contribuição de impostos da folha e talvez o Lucro Presumido ou Lucro Real, seja mais vantagem em determinado período da empresa. Como exemplo, podemos citar a atividade de construção civil, construção de edificações, para esta atividade deve ser confeccionado um planejamento tributário bem detalhado, buscando todas as informações junto ao proprietário da empresa, para que possamos comparar as tributações, pois depende muito da folha de pagamento para chegar à conclusão se compensa ou não ficar no Simples Nacional.

O correto após a abertura do CNPJ, é que se abra uma conta de Pessoa Jurídica o mais breve possível, pois a partir do momento que o empresário inicia suas atividades, tem que ser feito a separação total da movimentação entre o CPF e CNPJ, pois são “pessoas” distintas, como o próprio nome diz – Cadastro de Pessoas Físicas e Cadastro de Pessoas Jurídica, é uma nova pessoa que se forma, denominada “empresa ou entidade”. Toda movimentação da empresa, deve ser realizada diretamente na conta bancária do CNPJ, todo pagamento de contas e tributos devem ser feitos exclusivamente na conta bancária empresarial, devendo haver esta separação de imediato.

A sugestão é que toda empresa tenha contabilidade formal, com fechamentos de balancetes, balanços patrimonial, demonstração de resultado de exercício e outros, pois através destes relatórios será possível apurar de forma correta o “lucro” ou “prejuízo” da empresa, e o valor que o sócio irá retirar. Esta retirada é somente se a mesma obter lucro em determinado período e será feito a distribuição destes lucros e a partir deste momento, pode ser feito a transferência de valores da conta PJ para a conta PF.

Outra forma de retirada legal para o sócio, é através do Pró-labore, que é um valor estipulado mensal que o empresário poderá retirar em forma de “pagamento de salário”. Neste pró-labore, é feito o recolhimentos dos encargos legais – INSS e Imposto de renda dependendo do valor, e tal valor contempla a contribuição previdência para o sócio, para futura aposentadoria, auxílio doença, pensão e outros. Nesta forma, é emitido mensalmente um contra cheque em nome dos sócios e pode ser feito a transferência bancária da conta PJ para conta PF, totalmente legalizado. Nossa sugestão é o pró-labore inicie com 01 (um) salário mínimo mensal, para que o empresário não eleve os gastos da empresa nos primeiros meses de operação.

A Contabilidade é extremamente importante nestas entidades, pois são Pessoas Jurídicas semelhantes às empresas com fins lucrativos, porém há diferentes formas de contabilização e obrigações e tributação, conforme abaixo:

- Associação sem fins Lucrativos / Entidades Filantrópicas, são associações formadas para gerir alguma atividade para o bem comum de todos os associados ou beneficiários, sendo que suas receitas e resultados não tem a finalidade de distribuir lucros, são receitas que devem ser aplicadas diretamente na manutenção operacional da atividade fim. Como exemplo, podemos citar Associações de moradores e Associações beneficentes de assistência social à população em geral. Estas Pessoas Jurídicas são caracterizadas pela Receita Federal, como “imunes e isentas” e devem seguir corretamente seus estatutos sociais e lei do Imposto de Renda, para terem a isenção de impostos federais sobre suas receitas – PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, ou seja, não há que se falar em tributação das receitas recebidas para manutenção da associação. A Contabilidade de associações e entidades filantrópicas, deve ser realizada mensalmente com fechamentos de balancetes, balanço patrimonial, fluxo de caixa, livro razão e diário, e estas estão no rol de CNPJ obrigados a enviar as declarações formais como SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que são informações solicitadas pela Receita Federal que são enviadas mensalmente e anualmente, dependendo do faturamento total de cada associação ou entidade. Devendo ser enviado também as informações do E-social, que é um sistema criado pelo Ministério do Trabalho juntamente com a Receita Federal e são informações de empregados próprios e terceirizados, impostos trabalhistas e outros.

- Condomínios Edilícios: Um dos entendimentos de “condomínio”, é o conjunto de edificações igualitárias, com destinação a manter a manutenção e conservação do local, e o Condomínio edilício é uma caracterização de prédios comerciais, residenciais ou até mesmo horizontal, onde são entregues pela construtora, todas as unidades com as mesmas características e tamanho. Pela lei do Imposto de Renda, Condomínios edilícios também são isentos de pagamento de impostos federais – PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, sobre suas receitas auferidas, pois seguem o mesmo formato das associações, devem ser aplicadas diretamente na manutenção operacional do mesmo. Um condomínio edilício é um espaço que une ambientes privados e ambientes de uso conjunto. Ou seja, cada proprietário é dono da sua parte individual, mas também é dono de uma fração das áreas em comum. Neste formato, não há exigência da Receita Federal de fechamentos de balancetes, balanço patrimonial, conforme citado na contabilização das Associações, porém, deve ser feito mensalmente um relatório de fluxo de caixa, onde demonstra as receitas e onde foram aplicadas, juntamente com as despesas mensais do condomínio, as quais foram rateadas para formação da taxa de condomínios que os condôminos pagam mensalmente. Nos condomínios edilícios, a contabilidade pelo livro caixa deve ser feita para compor o relatório de prestação de contas que é exigido pela Convenção e regimento interno, que é o conjunto de normas para manter o bem estar do condomínio.

Em regra geral, toda empresa para ter seu funcionamento regular sem preocupação com fiscalização municipal e estadual, deve ter os seguintes alvarás:

- Alvará de funcionamento, que é a liberação da prefeitura do município e atesta que a empresa está apta para funcionamento. Este alvará uma vez liberado, não precisa ser renovado, somente quando há alteração de endereço ou inclusão de nova atividade é que se tem que fazer a atualização. Geralmente é pago uma taxa de funcionamento anual com vencimento em Janeiro ou Fevereiro de cada, de acordo com o código tributário municipal.

- Alvará da Vigilância Sanitária, este alvará geralmente são exigidos para empresas com atividades que podem gerar algum risco de saúde humana ou degradar o meio ambiente. Empresas da área de saúde, alimentação, bares e restaurantes, panificadoras, supermercados e outros são alguns exemplos de empresas que tem a obrigação da manter este alvará em dia. A liberação e renovação é feita anualmente e é válido sempre até o dia 31 de dezembro de cada ano.

- Certificado Corpo de bombeiros: este documento é de extrema importância e toda empresa ou associação ou entidade deve possuir, pois através do corpo de bombeiros estadual, é que se verifica as estruturas gerais do ambiente da empresa, como parte hidráulica, sistema contra incêndio, sistema elétrico e outros. Este certificado deve ser renovado anualmente com vistorias dos bombeiros nas instalações e deve ser mantido em dia, pois caso haja algum sinistro, acidente no interior das edificações será exigido de imediato pelos órgãos de investigação, seguradoras, caso a empresa tenha seguro da estrutura ou seguro civil.

- Outros Alvarás: Conforme a atividade da empresa, caso tenha algum risco a terceiros, ambientes insalubres como hospitais, clinicas, ou até mesmo atividade que possam afetar o meio ambiente, são exigidos os alvarás do Meio Ambiente, Horário Especial (caso a empresa funcione 24 horas por exemplo) e até mesmo registro em órgãos especiais, como distribuidoras de gás e postos de combustíveis (Agencia Nacional do Petróleo), indústrias químicas e outras.